اگر فرض کنیم کسی ۴۰ ساعت در هفته در دفتر یا محل کار مشغول کار باشد، تقریبا یک‌چهارم از کل زمانی را که در اختیار دارد در فضای کارش سپری می‌کند. ساعات کاری مشخصا انرژی و فعالیت ذهنی بیشتری طلب می‌کند و گذراندن این زمان در فضای کاری، برای همه چالش‌برانگیز و گاهی دشوار خواهد بود. این دشواری و چالش مربوط به ماهیت کار است؛ اما می‌توان فضای کاری را بهتر و دل‌پذیرتر کرد و تجربه کاری غنی‌تر و لذت‌بخش‌تری برای کارکنان به ارمغان آورد. این کار، علاوه بر مزایای دیگری که دارد، بهره وری کارکنان شما را نیز افزایش می‌دهد. در مطلب حاضر، بیشتر راجع‌به این موضوع صحبت خواهیم کرد و از ۱۷ ایده‌ای خواهیم گفت که با اجرای آنها، می‌توانید چنین فضایی را در محیط کار به وجود آورید و به بهره‌وری مطلوب برسید. همراه ما بمانید.
۱. فراهم کردن تجهیزات یا برگزاری کلاس‌های تناسب اندام
ورزش برای روح و جسم انسان مفید است. اگر کارکنان در فضای کاری به تجهیزات تناسب اندام دسترسی داشته باشند، می‌توانند وقفه کوتاهی در کارشان ایجاد کنند، کمی ورزش کنند و سرحال و با انرژیِ بیشتر سر کارشان برگردند. حتی می‌توانید برای کارکنان برنامه‌های هفتگی ورزشی تدارک ببینید و در اختیارشان بگذارید.
۲. تشویق کارکنان به تشکیل گروه‌های اجتماعی
منظور از گروه اجتماعی چیزی است که در آن، اعضای گروه احساس وحدت و یگانگی کنند، احساس کنند از یک جنس‌اند و برای محقق‌کردن یک هدف تلاش میکنند؛ درست مثل تیم فوتبال یا کسانی که در کنار هم و در قالب یک گروه کتابی را می‌خوانند. اگر کارکنان را به تشکیل گروه اجتماعی تشویق کنید و آنها هم چنین کاری را انجام دهند، ارتباطی ورای ارتباط کاری پیدا میکنند. همچنین، با یکدیگر بهتر و مؤثرتر ارتباط برقرار خواهند کرد. این مسئله حتما در بهره‌وری کاری آنها اثر مثبت خواهد داشت.
۳. استفاده بیشتر از نور طبیعی در فضای کاری
سعی کنید فضای کاری جایی نزدیک پنجره باشد تا کارکنان بتوانند زیر نور طبیعی کارشان را انجام دهند و لذت ببرند. اگر چنین امکانی ندارید، کارکنان را تشویق کنید تا گاهی در کارشان وقفه ایجاد کنند، بیرون بروند و هوایی تازه کنند.
کارمندان معمولا کارکردن زیر نور طبیعی را به لامپ‌های فلورسنتی ترجیح می‌دهند.
۴. کمک کردن به مدیران برای تبدیل شدن به رهبرانی توانا
مدیران ناکارآمد روند روبه‌رشد بهره‌وری را کند میکنند. اگر هدایت درست نباشد، کسی نمی‌داند چه باید بکند یا آنکه چطور کارش را انجام دهد. و در نهایت همه سردرگم خواهند شد.
درنظرگرفتن دوره‌های آموزشی برای مدیران و ارائه بازخورد سازنده به آنها راهکاری است عالی برای کمک به رشد و پیشرفت آنها. چنین مدیرانی کارکنانشان را به ارائه بالاترین سطح استانداردهای کاری تشویق میکنند. به‌علاوه، الگوهای خوبی برای مدیران نسل‌های آینده خواهند بود.
۵. فراهم کردن محیطی راحت و خوب برای کارکنان
اگر هنگام طراحی دفتر کار یا اداره مسائل مربوط به ارگونومی و راحتی کارکنان را در نظر بگیرید، حتما به‌نفع شما و آنها خواهد بود. رعایت این نکات آسیب‌های ناشی از کار را کاهش می‌دهد. به‌علاوه، وقتی کسی راحت باشد و احساس خوبی داشته باشد، راحت‌تر بر کارش تمرکز می‌کند و بهره‌وری بیشتری خواهد داشت.
۶. پرکردن یخچال با میان‌وعده‌ها و نوشیدنی‌های سالم
کارکردن با شکم گرسنه سخت است. اگر هم قرار باشد در طول ساعات کاری با خوراکی‌های ناسالم انرژی موردنیاز را تأمین کنیم، ممکن است به بهره‌وری مطلوب نرسیم. بهتر است خوراکی‌ها و نوشیدنی‌های سالم و مغذی در دسترس کارکنان بگذارید. این کار می‌تواند یکی از مزایایی باشد که در اختیار آنها می‌گذارید.
۷. تدارک دیدن امکانات مورد نیاز برای تهیه آسان چای و قهوه
هرچند این‌طور نیست که کافئین همیشه هم ماده‌ای سالم به حساب بیاید، ولی در نقش مؤثر آن بر افزایش انرژیِ کارکنان تردیدی نیست. دستگاه قهوه‌ساز برای محیط کارتان تهیه کنید و سعی کنید همیشه آن را در آشپزخانه پر نگه دارید. دسترسی راحت به آب جوش برای چای هم ایده خوب دیگری است که می‌توانید امکاناتی هم برای این منظور در نظر بگیرید.
نوشیدنی‌های کافئین‌دار مثل چای یا قهوه به کارکنان کمک میکنند در طول روز خود را سرحال نگه دارند.
۸. توجه به تعداد جلسات کاری
در بسیاری از محیط‌های کاری می‌بینیم که جلسه پشت جلسه برگزار می‌شود. جلسه‌ای که برای یکی از کارکنان مهم و ارزشمند است، ممکن است برای دیگری چیزی جز هدررفتن وقت نباشد.
پس لازم است قوانینی در این رابطه برای خود و کارکنانتان داشته باشید؛ مثلا همه باید بدانند که جلسات اداری و کاری ۳۰ تا ۶۰ دقیقه‌ای فقط در وضعیت ضروری قابل‌برگزاری است؛ یعنی زمانی‌که واقعا نیاز باشد عده‌ای دور هم جمع شوند و با یکدیگر مشورت کنند. به‌علاوه، کارکنان یا مدیران باید مراقب باشند که در جلسه‌های کاری، فقط کسانی را دعوت کنند که موضوع به‌نحوی به آنها مرتبط و حضورشان ضروری باشد.
این قانون را هم می‌توانید اضافه کنید که حضور هیچ‌یک از کارکنان در جلسه‌هایی که برگزار می‌شود ضروری نیست تا احساس آزادی و اختیار بیشتری وجود داشته باشد.
۹. داشتن سیاست‌هایی درخور برای دادن مرخصی به کارکنان
بهترین راه چاره برای غلبه بر فرسودگی شغلی این است که چند روزی از محیط کار فاصله بگیریم و به گردش و تفریح برویم. خیلی درباره دادن مرخصی به کارکنانتان سخت نگیرید. حتی بد نیست که خودتان به گرفتن مرخصی تشویقشان بکنید. کارکنان، بعد از وقفه زمانی چندروزه، با انرژی و انگیزه بیشتری به کارشان برمی‌گردند. آنها در قبال این امکاناتی که در اختیار دارند و این حقیقت که خیلی به آنها سخت گرفته نمی‌شود قدردان خواهند بود.
۱۰. داشتن برنامه‌هایی برای دورهمی‌های غیرکاری
این هم ایده خوب دیگری است برای بهبود فضای کاری و بهره‌وری کارکنان. بعضی از روزها، دفتر یا شرکت را کاملا تعطیل کنید و تمامی اعضا را جایی دور هم جمع کنید. هدف از این گردهمایی می‌تواند صحبت از آینده کار و شرکت و برنامه‌ها باشد یا شرکت گروهی در کاری خیر. اینها قطعا روحیه کارکنان را بهتر میکنند و باری از دوششان برمی‌دارند.
۱۱. داشتن اهداف مشخص و زیرنظرگرفتن روند پیشرفت فعالیت‌ها
اگر هدف مشخصی را دنبال نکنید، کارکنانتان به‌مرور زمان سردرگم خواهند شد و بهره‌وری‌شان کاهش می‌یابد؛ پس لازم است تا اهداف سازمانی، گروهی و فردی مشخصی را برای کارتان تعیین کنید و روند پیشرفت فعالیت‌ها را برای محقق‌کردن هریک از آن اهداف زیر نظر بگیرید.
این ایده‌ای است عالی برای اطمینان از اینکه تمامی کارکنان، هر روز، بهترین کاری را که از دستشان برمی‌آید انجام می‌دهند.
۱۲. پاداش برای پیشرفت
حالا که برای تک‌تک کارکنان اهداف فردی مشخص شده است، می‌توان به کسانی که اهدافشان را سریع‌تر برآورده میکنند پاداش داد. کارکنان نباید احساس کنند کسی قدر زحماتشان را نمی‌داند. به‌رسمیت‌شناختن تلاش‌های آنها اجازه نخواهد داد که چنین احساسی پیدا کنند. به‌علاوه، دیگران را هم به کوشش مضاعف تشویق خواهد کرد.
۱۳. طراحی بهینه محیط کاری
از قدیم رسم بر این بود که در اداره‌ها و محیط‌های کاری فضای داخلی را به‌گونه‌ای طراحی می‌کرده‌اند که قسمتی که کارکنان در آن مشغول‌به‌کارند از قسمت مدیران جدا باشد. این ایده دیگر چندان طرفدار ندارد؛ چون به نظر می‌رسد کارکنان و مدیران در چنین فضایی بیشتر معذب خواهند بود و یک‌دستی مطلوب میانشان حاصل نمی‌شود.
در سال‌های اخیر طراحی داخلیِ بازترِ محیط کاری (فلت) رواج بیشتری یافته است؛ به‌طوری که کمتر بین مدیران و کارکنان فاصله باشد و گروهی بر دیگری برتری داده نشود.
۱۴. داشتن برنامه مشخص و منظم برای ساعات کاری
زودترآمدن و دیرتر از همه رفتن برای برخی کارکنان مایه افتخار و غرور است؛ اما نتیجه برخی تحقیقات نشان می‌دهد پیش‌گرفتن این روند، در بلندمدت، آسیب‌ها و زیان‌هایی خواهد داشت. برای پیشگیری از این آسیب‌ها، بهتر است با رعایت انصاف، ساعات کاری را به‌شکلی که معقول باشد تعیین کرد. همچنین، به همه تأکید کرد که نیازی به زودترآمدن یا رفتنِ دیرتر از موعد نیست.
۱۵. تزیین محیط کار با کارهای هنری، گلدان و نورپردازی‌های دکوری
مدت‌زمانی که در محیط کاری سپری می‌شود کمتر از زمان سپری‌شده در خانه نیست. با وجود این، آن‌قدر که به تزیین و دکوراسیون داخلی منازل توجه می‌شود، به دکوراسیون محیط کاری اهمیت داده نمی‌شود.
کارکردن مقابل دیواری سفید و بی‌روح چندان خوشایند نیست. راه چاره بسیار ساده است: کافی است دیوار را با کارهای هنری مثل تابلوی نقاشی یا نورپردازیِ دکوری طراحی کنید. همچنین می‌توانید از قفسه‌های کوچک و گلدان‌های گل و گیاه استفاده کنید. دیدن اینها به خلاقیت کارکنان کمک می‌کند. به‌علاوه، فضای داخلی هم جان تازه‌ای می‌گیرد و چشم‌نواز می‌شود.
۱۶. دسترسی به قسمتی مشترک میان کارکنان
منظور جایی است که از قسمت‌های اصلی داخلی محیط کار جدا باشد و کارکنان، هر زمان بخواهند، بتوانند برای کارکردن به آنجا بروند. کارکرد این فضا برای زمانی است که کارکنان از بودن در محیط کاریِ همیشگی‌شان کمی خسته شده باشند. در چنین زمانی، تغییر مکانِ کار گاهی همان چیزی است که برای بازیابی انرژی و انگیزه لازم است.
و در آخر اینکه…
بهترین کارکنان کسانی‌اند که احساس رضایت و خوش‌حالی دارند. از کارکردن در کنار همکارانشان لذت می‌برند و این‌طور نیست که فقط برای نشان‌دادن قدرشناسی سخت کار کنند؛ بلکه واقعا خود را عضوی از خانواده‌ای می‌دانند که اعضای آن برای محقق‌کردن اهدافی مشخص در کنار یکدیگر تلاش میکنند. آنها تمامی تلاش‌شان را برای تحقق آن اهداف به کار می‌بندند.
ایده‌هایی که در این مطلب به شما معرفی کردیم کمک زیادی می‌کند به ایجاد فضای کاری‌ای که مشوق چنین کارکنانی باشد. حتی می‌توانید با خلاقیت خودتان ایده‌های دیگری را نیز اجرا کنید؛ ایده‌هایی که فکر می‌کند برای شما نتیجه‌بخش خواهند بود.
امیدواریم از خواندن این مقاله لذت برده باشید و مطالب به کارتان بیاید. اگر نکته، پیشنهاد یا انتقادی دارید، حتما در قسمت «ارسال دیدگاه» با ما در میان بگذارید. مشتاق شنیدن نظرهایتان هستیم. اگر خواندن مطلب برایتان مفید بود، لطفا آن را با دوستانتان به اشتراک بگذارید.
