تکنیک‌هایی برای مدیریت زمان

تفاوت در شیوه، ترتیب و نحوه ی مدیریت زمان است که سبب افزایش یا کاهش کارایی اشخاص می شود.

مدیریت زمان یکی از مهمترین اصولی است که انسانهای موفق به آن اهمیت میدهند و برنامه های زندگی خویش را طبق این اصول طرح و اجرا می کنند.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان نحوه ی سامان بخشیدن و برنامه ریزی شما برای هنگامی است که به انجام فعالیت های خاص اختصاص می دهید.

عوامل مؤثر در مدیریت زمان

– تعیین اهداف

– اولویت بندی این هدف ها

– تصمیم گیری در خصوص زمان اختصاص دادن به وظیفه های خاص

– تنظیمات برنامه را تغییر دادن 

– بازبینی هدف ها و اولویت ها بطور منظم

– مشاهده نتیجه ها

روش های کاربردی مدیریت زمان

اولویت بندی کارها 

اولویت بندی یکی از مهمترین قدم های مدیریت زمان است. این عمل کمک می کند که موارد زمان بر که نه اوقات خوشی را ترتیب میدهند و نه کمک می کنند که به هدف های خویش دست یابید را حذف کنید. این مرحله بیش ترین تغییر در جهت افزایش زمان را به دنبال دارد. با تصمیم گیری در مورد فعالیت هایی که باید انجام دهید و فعالیتهایی را که باید حذف کنید اولویت بندی را شروع کنید.

برای تصمیم گیری در مورد فعالیت هایی که باید انجام دهید، فعالیت هایی را تعیین کنید که از آن ها لذت می برید و آن ها را خوب انجام می دهید. خیلی مهم است که هم از نظر حرفه ای و هم از نظر شخصی از کاری که انجام می دهید لذت ببرید. در گزارش خود کارهایی که از آن ها لذت می برید و کارهایی که برای شما خوش آیند نیستند را معلوم کنید. اکثریت روز شما باید صرف کارهایی شود که از انجام آن ها لذت می برید.

در حالی که مهم است از انجام یک کار لذت ببرید، هم مهم است که آنرا خوب انجام دهید. در تعیین این که چه کارهایی را انجام دهید و چه کارهایی را تفویض کنید، آشنایی نقاط قوت و ضعف شما حیاتی است. سعی نکنید مسوولیت هایی بیش از آنچه میتوانید به صورت معقول انجام دهید را به عهده گیرید.

پس از تعیین کارهایی که از آن ها لذت می برید و آن ها را خوب انجام می دهید، شما آماده هستید که فعالیت های غیرضروری در زندگی خویش را دور بریزید. تمام منبع های موجود خود را پیدا کنید و فعالیت هایی را که بیش از توان خویش می دانید تفویض کنید. پس از این که لیست کارهای روزانه را به میزان قابل قبولی از مسوولیت ها کاهش دادید، زمان برنامه ریزی فرا می رسد.

نه گفتن را یاد بگیرید

انجام تعهدات زمانی زیاد، میتواند به ما بیاموزد که چطور از پس درگیری های گوناگون و فشرده ی کاری بر آییم و مدیریت زمان را یاد بگیریم. چنین دستاوردی میتواند تحولی بزرگ در زندگی بوجود آورد.

شیوه کار به اینصورت است که شما باید در صورت امکان بعضی امور را به تعویق بیاندازید و حتی به بعضی فرصت ها و درخواست ها پاسخ منفی دهید.

مقصود اصلی این است که شما تنها تعهداتی را بپذیرید که از عهده ی انجام آن بر می آیید و در مدت زمان مقرر میتوانید آنرا به نحو احسن به انجام برسانید.

برای هر کاری تاریخ سررسید تعیین کنید.

تاریخ های واقع بینانه تعیین کنید و به آن پایبند باشید. این مسئله، از روش های مدیریت زمان اسان و در عین حال کاربردی است.

میخواهیم همه کارها را خودمان انجام دهیم

بسیاری از کارها را می توان برون سپاری کرد، با این کار زمان بیشتری برای انجام کارهای ضروری تر دارید.اگر همۀ کارها را خودتان انجام می دهید یعنی کار مهمی برای انجام ندارید. معمولآ ۸۰% کارهای لیستی که برای نخستین بار تهیه می کنید را میتوانید به افراد دیگر بسپارید، پس در تهیه فهرست بیشتر توجه کنید و کارهایی را که تنها خودتان میتوانید انجام دهید و کسی جز شما نمی تواند آنها را انجام دهد را در فهرست بیاورید. البته به این مسئله توجه کنید که کارهایی که برون سپاری می کنید برای افراد دیگر ایجاد مشکل نکند.

راه کار:با یه دست چند تا هندونه برندار دو تاشو بسپار به بغل دستیت.

افزایش مهارت های مدیریت زمان با شناسایی وظیفه ها

در آغاز معلوم کردن زمان هایی برای انجام کارهای چندتکلیفی و کارهای تکی بسیار پر اهمیت است.مثلا انجام تکمیل چک لیست ها در محل کار از کارهایی است که باید به صورت چند کاره باشد تا در وقت صرفه جویی شود ولی انجام پروژه های ویژه و خاص باید به صورت تکی باشد تا در بالاترین سطح انجام شود و حواس و زمان ویژه ای به آن اختصاص داده شود.

ارزش های خویش را معلوم کنید.

مهم ترین ارزش های خویش را معلوم کنید و بعد زندگی خویش را به شکلی سازمان دهی کنید که مطابق با این ارزش ها زندگی نمایید.

تمرکز داشته باشید

یکی از دشمنان اصلی مدیریت زمان، عدم تمرکز است. برای همه ی ما بارها پیش آمده است.که در حال انجام یک کار مهم، ناگهان با اعلان گوشی و یا تماس یکی از دوستان مان، .به کل از آن کار فاصله گرفته باشیم و یک زمان زیادی رو بر سر کاری مهم از دست داده باشیم..این یک نمونه ساده از عدم تمرکز و تأثیر منفی آن بر روی مدیریت زمان است.

بهترین تکنیکی که برای تمرکز و مدیریت زمان می توانیم به شما پیشنهاد کنیم این است.که قبل از انجام هر کار مهم، تمام مزاحمین و چیزهایی که حواس شما رو پرت می کنند رو به کل از بین ببرید.

چنانچه مشغول یک کار مهم هستید و یا در یک جلسه ی کاری هستید، .گوشی خودتان رو خاموش کنید..دقت کنید که گفتیم خاموش، نگفتیم سایلنت. این کار سبب می شود که شما در زمان معلوم، .بدون هیچ بر هم زننده ی تمرکزی، به کارتان برسید و یا لزومی ندارد که وقتی در حال یادگیری و مطالعه هستید، .یک گوشتان هم به خبرهای تلویزیون باشد. تلاش کنید، .کاری که انجام میدهید رو با تمرکز و با حذف عوامل مزاحم انجام دهید..نتیجه ی شگفت آور آن رو در مدیریت زمان خواهید دید.

چند کار رو با هم انجام ندهید

یک ضرب المثل قدیمی ایرانی می گوید که:“انسان دو دست بیشتر ندارد.”.متاسفانه، این سرفصل، یکی از اسیب های جدّی بحث مدیریت زمان است..اگر میخواید که از زمان به صورت بهینه استفاده کنید، .تحت هیچ شرایطی نباید دو کار رو به صورت هم زمان انجام دهید.

تنها بر روی یک کار تمرکز کنید و تلاش کنید آن رو به بهترین شکل ممکن انجام دهید.و بعد به سراغ کار بعدی بروید. اینکه شما چند کار رو به صورت هم زمان انجام بدهید، .باعث می شه که همزمان رو از دست بدهید.و هم این که در هیچ یک از کارها نتیجه ی مطلوبی دریافت نکنید.

عواقب نامطلوب شکست در مدیریت مؤثر زمان عبارتند از:

– به پایان نرساندن کارها در آخرین مهلت زمان 

– گردش کار بی نتیجه 

– کیفیت کار ضعیف

– بدنامی حرفه ای و عدم پیشرفت کاری

– استرس بالا

اهمیت مدیریت زمان عبارت اند از:

– منجر به بهره وری و کارایی بیشتر می شود.

– وجهۀ حرفه ای بهتری به شما می دهد.

– اضطراب کمتری را به شما تحمیل می کند.

– سبب افزایش موقعیت ها برای پیشرفت می شود.

– برار است با استفاده بیش از فرصت ها.

– منجر به ایجاد حس رضایتمندی فردی می شود.

– سبب کسب تعداد نتایج موفق بیش از قبل می گردد.

– سبب تقویت اعتماد به نفس می شود. 

– موقعیت های بهتر برای دستیابی به هدف های مهم زندگی و هدف های شغلی را فراهم می آورد. 

– ناتوانی در مدیریت مؤثر زمان میتواند عواقب نامطلوبی داشته باشد:( عدم مدیریت زمان).

– عدم تکمیل کار پیش از موعد از نتایج عدم مدیریت زمان است.

– یکی دیگر از نتایج عدم مدیریت زمان جریان کاری کم بازده است.

– تلف کردن زیاد وقت را بهمراه دارد.

– کیفیت کاری را پائین می آورد.

– وجهۀ حرفه ای ضعیف و رکود شغلی از نتایج عدم مدیریت زمان است.

– سطح استرس بالاتر در پی عدم مدیریت زمان رخ می دهد.

– نارضایتی فردی را به دنبال دارد.

– حس اعتماد به نفس پائین تر هم از نتایج عدم مدیریت زمان است.